O COAG está a poñer en marcha a expedición de copias auténticas electrónicas consonte a Lei 39/2015 de Procedemento Administrativo Común. A implantación deste servizo implica a entrada en vigor da Guía de tramitación de traballos profesionais no que respecta ó rexistro dos libros de ordes e asistencias e mailos libros de incidencias como documentacións do seguimento das obras e que se recolle no seu apartado Tramitacións especiais.
Así pois, dende a data que se indique expresamente, os libros de ordes e asistencias e libros de incidencias que se pretendan rexistrar no Colexio seguirán a tramitación que se detalla a continuación.
A partir da presente, seguirase preferentemente esta nova tramitación pola maior garantía que supón, comunicándose así nas tramitacións que non se axusten á mesma, se ben non será esixible ata a data que se comunique.
Tramitación rexistro LOA LISS
Tramitación do rexistro de libros levados dixitalmente
Require a tramitación dun traballo de seguimento de obra que incluirá o arquivo orixinal do libro emitido coas anotacións e sinaturas oportunas.
Para conservar a sinatura colexial, tan só se cumprimentarán os campos modificables, que son os das páxinas de ordes, onde se incluirá o ordenante, a data da anotación e calquera circunstancia oportuna aínda que se refira ás catro páxinas de portada.
Para autorizar o seu rexistro comprobarase que o arquivo inclúe a sinatura electrónica de emisión do COAG.
Tramitación do rexistro de libros levados en papel
O formulario colexial de Solicitude de rexistro e custodia queda substituído polo de Entrega e solicitude de copia auténtica electrónica de libros de seguimento de obra consonte o modelo dispoñible na web colexial (Profesión, Área Técnica, Formularios).
Require da súa entrega física con sinaturas hológrafas ante o Colexio, acompañados do formulario colexial específico. O Colexio fará copia auténtica electrónica que lle entregará ó director. Esta copia dixital auténtica será a que tramitará telematicamente a dirección de obra nun traballo de documentación de seguimento da obra para que sexa efectivo o seu rexistro e custodia como traballo profesional consonte a Guía de tramitación.
Para facilitar esta tramitación, no formulario colexial marcarase unha das opcións de envío da copia auténtica, que se refiren a:
- Envío da copia auténtica por correo electrónico ó director
- Creación do traballo de documentación de seguimento e inclusión no mesmo das copias auténticas, quedando o traballo pendente de completar polo Colexiado e da posterior sincronización para a súa tramitación
- Creación do traballo de documentación de seguimento, inclusión no mesmo das copias auténticas e tramitación automática do traballo
O resultado destas opcións será efectivo unha vez se fagan as copias auténticas electrónicas, proceso que non é inmediato.
Para autorizar o rexistro destes libros nunha documentación de seguimento de obra, comprobarase que a copia auténtica electrónica inclúe a sinatura electrónica de emisión do COAG.
A ter en conta
Sobre as sinaturas nos libros, cómpre salientar que dado que o trámite colexial é de mero rexistro, o COAG unicamente debe constatar que o libro é o orixinal emitido (sexa dixital ou en papel) e que, no caso de presentación en papel, as sinaturas existentes son orixinais hológrafas. É cuestión do posesor do libro identificar ós asinantes e verificar as sinaturas.
Os libros pódense levar totalmente de xeito dixital e é o recomendable. Isto require dun acordo cos axentes con acceso ó libro. No caso do Libro de ordes e asistencias isto é doado, pois compete só ós directores e mailo construtor. No caso do Libro de incidencias o acceso é máis plural, mais tamén se pode chegar a acordo.
Ó empregar dixitalmente os libros, débese ter en conta que unicamente se admite cubrir os campos modificables e asinar mediante certificado; calquera outra alteración require forzar o arquivo, co que perde o certificado dixital colexial e perde a súa validez. Polo tanto, os datos que, por mimese co libro en papel, aparecen no libro dixital mais carecendo de campo modificable específico, deben expresarse nas follas de ordes ou anotacións, incluíndo os posibles datos ou vicisitudes das primeiras follas.
Levar o libro en papel permite diversos modos. O tradicional, que supón imprimir tódalas follas por triplicado en papel auto-copiable e encadernalo. Mais tamén é viable a impresión folla a folla, por cada anotación, sexa para cumprimentar a man ou coa anotación xa feita, facendo e distribuíndo as copias oportunas. En todo caso, cómpre incidir na necesidade de identificar ó asinante (DNI…) e verificar a súa sinatura, cousa máis doada dixitalmente.
Trátese de papel ou dixital, lembrar que os libros de ordes e asistencias e os libros de incidencias deben estar dispoñibles na obra, polo que deben solicitarse con anterioridade ó inicio dos traballos, sexa da obra en global para o libro de ordes, sexan os de contratistas específicos no caso de libro de incidencias. Tamén lembrar que débese asinar cada anotación no momento de realizala e que, no caso de libro dixital, a sinatura mediante certificado deixa constancia da data e hora, sexa a do propio dispositivo sobre o que se asina, sexa un selo de tempo recoñecido.
Finalmente, lembrar que a documentación do seguimento de obra non se esgota cos libros, debendo o director facer depósito, unha vez rematada a obra, da documentación establecida no Anexo II da Parte I CTE.
Área Técnica. Visado
06.07.2018